복지기관 운영의 혁신, 케어포 프로그램 사용법 매우 쉬운 방법 가이드
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장기요양기관이나 주간보호센터를 운영하다 보면 산더미처럼 쌓이는 행정 서류와 복잡한 급여제공기록지 작성으로 인해 정작 중요한 어르신 케어에 집중하지 못하는 경우가 많습니다. 이러한 고충을 해결해 주는 것이 바로 케어포(Carefor)입니다. 본 게시물에서는 초보자도 바로 실무에 적용할 수 있는 케어포 프로그램 사용법 매우 쉬운 방법을 단계별로 상세히 안내해 드립니다.
목차
- 케어포 프로그램 도입의 필요성과 장점
- 초기 설정 및 기초 정보 등록하기
- 수급자 및 종사자 관리 방법
- 급여제공기록지 및 일정 관리 최적화
- 스마트폰 앱을 활용한 실시간 기록 관리
- 공단 청구 및 평가 대비 서류 자동 생성
1. 케어포 프로그램 도입의 필요성과 장점
프로그램을 본격적으로 사용하기 전, 왜 케어포를 선택해야 하는지 이해하면 활용도가 더욱 높아집니다.
- 행정 업무의 간소화: 수기 작성의 번거로움을 없애고 모든 데이터를 디지털화하여 관리합니다.
- 평가 대비 완벽 지원: 국민건강보험공단의 정기 평가 항목에 맞춘 서류 체계를 제공합니다.
- 실시간 연동 시스템: PC와 모바일이 실시간으로 연동되어 현장에서 즉시 기록이 가능합니다.
- 오류 방지 기능: 필수 입력 항목 누락 시 알림을 통해 청구 오류나 평가 감점을 예방합니다.
2. 초기 설정 및 기초 정보 등록하기
프로그램 설치 후 가장 먼저 수행해야 하는 작업입니다. 이 과정이 정확해야 이후의 모든 데이터가 올바르게 산출됩니다.
- 기관 정보 설정
- 기관 기호, 기관명, 대표자 정보를 정확히 입력합니다.
- 직인 이미지를 등록하여 각종 서류 출력 시 자동으로 날인되게 설정합니다.
- 운영 규정 및 지침 등록
- 기관 내 운영 규정과 종사자 윤리 강령 등을 업로드합니다.
- 이는 추후 평가 시 증빙 자료로 활용됩니다.
- 사용자 권한 설정
- 시설장, 사회복지사, 요양보호사 등 직책에 맞는 접근 권한을 부여합니다.
- 개인정보 보호를 위해 필요한 메뉴만 노출되도록 조정할 수 있습니다.
3. 수급자 및 종사자 관리 방법
기관 운영의 핵심인 인적 자원 관리 단계입니다.
- 수급자(어르신) 등록
- 성명, 생년월일, 장기요양등급, 인정번호를 입력합니다.
- 수급자의 질병 현황, 복용 약물, 알레르기 정보를 상세히 기록합니다.
- 입소 계약서 및 개인정보 동의서 스캔본을 첨부하여 통합 관리합니다.
- 종사자(직원) 등록
- 자격증 종류, 채용 일자, 건강검진일 등을 관리합니다.
- 직원별 근로계약서 및 교육 이수 현황을 체계적으로 기록합니다.
- 유효 기간이 만료되는 자격이나 검진 항목에 대해 사전 알림을 설정합니다.
4. 급여제공기록지 및 일정 관리 최적화
가장 빈번하게 사용하는 기능으로, 업무 시간을 단축하는 핵심 요소입니다.
- 일정표 작성
- 월간/주간 단위로 어르신별 급여 제공 일정을 배치합니다.
- 반복되는 일정은 복사 기능을 활용해 한 번에 생성합니다.
- 급여제공기록 작성 요령
- 식사, 배설, 세면, 투약 등 항목별 체크리스트를 활용합니다.
- 특이사항 발생 시 텍스트나 음성 인식 기능을 통해 상세히 기록합니다.
- RFID 태그 인식과 연동하여 입퇴소 시간을 자동으로 불러옵니다.
- 상태 변화 기록
- 어르신의 혈압, 혈당, 체온 등 바이탈 사인을 그래프로 확인합니다.
- 체위 변경이나 욕창 관리 기록을 시각화된 인터페이스로 등록합니다.
5. 스마트폰 앱을 활용한 실시간 기록 관리
현장에서 요양보호사가 종이 서류 없이 즉석에서 기록할 수 있는 방법입니다.
- 케어포 앱 설치 및 로그인
- 구글 플레이스토어나 앱스토어에서 앱을 다운로드합니다.
- 배정된 아이디와 비밀번호로 접속하여 본인의 담당 어르신 목록을 확인합니다.
- 현장 기록의 실시간성
- 어르신 케어 직후 스마트폰으로 바로 체크하여 기록 누락을 방지합니다.
- 사진 촬영 기능을 통해 어르신의 활동 모습이나 식단 사진을 즉시 업로드합니다.
- 보호자 상담 및 소통
- 앱에 기록된 내용은 보호자용 앱과 연동되어 신뢰도를 높입니다.
- 가정통신문이나 공지사항을 앱을 통해 개별 혹은 전체 전송합니다.
6. 공단 청구 및 평가 대비 서류 자동 생성
한 달간의 기록을 바탕으로 청구 업무를 마무리하고 평가를 준비하는 단계입니다.
- 청구 데이터 검증
- 입력된 급여제공기록과 공단 전송 내역을 비교 검증합니다.
- 오류가 있는 데이터는 청구 전 수정할 수 있도록 리스트를 제공합니다.
- 평가 서류 자동 생성
- 낙상 위험도 평가, 욕창 위험도 평가, 인지 기능 검사 등 필수 평가지를 출력합니다.
- 급여제공계획서와 결과 평가서를 연동하여 일관성 있는 서류 체계를 구축합니다.
- 통계 및 보고서 활용
- 기관 운영 현황을 한눈에 볼 수 있는 통계 그래프를 생성합니다.
- 인건비 지출 비율, 입소율 변동 추이 등을 분석하여 운영 전략에 반영합니다.
케어포 프로그램 사용법 매우 쉬운 방법을 통해 귀 기관의 행정 효율성을 극대화하시기 바랍니다. 체계적인 디지털 시스템 도입은 업무 강도를 낮추고, 어르신께 제공되는 서비스의 질을 높이는 가장 빠른 길입니다. 본 가이드에서 설명한 순서대로 기초부터 차근차근 적용해 보신다면 복잡한 평가와 청구 업무도 원활하게 수행하실 수 있습니다.